Phần mềm quản lý mua sắm

Quản trị doanh nghiệp thông minh

contact@erp-ai.com

+ 84 907 382 345

Quản lý nhu cầu

Các khoản chi tiêu đều xuất phát từ nhu cầu, nhu cầu xuất phát từ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nhu cầu vật tư sản xuất.
Nhu cầu văn phòng phẩm.
Nhu cầu thiết bị.
Nhu cầu dịch vụ.

Gọi chung là tư liệu sản xuất, tất cả nguồn lực này đều phải được sử dụng hiệu quả để tối ưu chi phí, từ đó giảm giá thành sản phẩm, tăng sức mạnh cạnh tranh.

Hệ thống quản lý mua sắm

Theo dõi chi phí, quản lý ngân sách

Những chi phí cố định, có tính ổn định đều được dự tính trước và thiết lập ngân sách.
Các khoản có thể tính toán thêm dựa vào mục tiêu kế hoạch hoạt động của năm, có thể lên ngân sách.
Các khoản dự phòng phát sinh thêm, có thể lên ngân sách.

Thiết kế

Xây dựng định mức sản xuất (BOM)

Kế hoạch

Tổng hợp nhu cầu vật tư (MRP)

Mua hàng

Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng.

Giao nhận

Theo dõi đơn hàng, giao nhận, hóa đơn, thanh toán.

10 bước trong quy trình quản lý mua sắm

Xây dựng ngân sách theo tháng, quý, năm.
Lập các phiếu yêu cầu mua sắm/ chi tiêu trong giới hạn định mức cho phép.
Giao việc cho người phụ trách mua hàng/ thực hiện công việc.
Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp theo các tiêu chí đánh giá.
Hỏi giá các nhà cung cấp được chọn.
So sánh giá giữa các nhà cung cấp, quyết định chọn nhà cung cấp đặt mua.
Lập đơn đặt hàng (PO).
Nhận hàng/ dịch vụ thực hiện.
Nghiệm thu (ghi nhận hóa đơn) cho nhà cung cấp.
Thanh toán cho nhà cung cấp.

Theo dõi và đánh giá nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng, đáng tin cậy. Thiết lập chính sách giá cho nhà cung cấp chủ lực, lập PO định kỳ để tiết kiệm thời gian. Hệ thống mua hàng giúp bạn theo dõi chu trình của một yêu cầu mua hàng, đã làm tới bước nào, ai phụ trách, các vấn đề liên quan đến từng tác vụ sẽ được ghi chú trực tiếp trên hệ thống.

Kiểm soát theo ngân sách

Tất các các yêu cầu mua sắm đều được gắn với mục ngân sách, nếu vượt quá hoặc không có thì không thể làm yêu cầu mua sắm được.

Phê duyệt theo cấp bậc

Phê duyệt bằng hệ thống đúng theo cấp bậc quản lý, hiển thị đầy đủ chữ ký các thành viên tham gia. Phê duyệt qua App thuận tiện cho cấp lãnh đạo.

Đính kèm tài liệu

Tài liệu được tải lên hệ thống như chứng từ chứng minh công việc thực hiện. Lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng, bất cứ ai được phân quyền đều xem được.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống mua hàng

Tối ưu chi phí mua hàng khi dữ liệu được số hóa và truy vết được lịch sử mua hàng, tình trạng đơn hàng, công đoạn đang thực hiện,…
Công việc của nhân viên phụ trách không bị chồng chéo nhau, đơn hàng của ai người đó quản lý được giao trực tiếp trên hệ thống. Tăng hiệu suất làm việc và tiêu chí đánh giá rõ ràng từng người.
Kiểm tra thông tin và phê duyệt nhanh chóng trên hệ thống dành cho cấp quản lý, lãnh đạo, duyệt qua từng cấp theo quy trình đảm bảo đúng cấp đúng quyền.
Xuất PO từ hệ thống, gửi mail tự động cho nhà cung cấp sau khi đơn hàng được duyệt thành công, tích hợp chữ ký số đảm bảo thay thế được PO giấy như hiện tại.
Chi tiết ngân sách theo từng khoản mục chi phí, mặt hàng, dịch vụ từ đó kiểm soát được mức độ thừa/ thiếu ngân sách.
Theo dõi, quản lý và đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí được xây dựng đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, chất lượng.
Nhắc nhở công việc cần thực hiện liên tục đến khi hoàn thành nhiệm vụ, không bị quên việc chưa thực hiện xong.
Làm theo quy trình từ lúc yêu cầu mua sắm đến khi thanh toán, thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp, ghi chú từng tương tác trên hệ thống, cập nhật tình hình, đính kèm tài liệu, đảm bảo thông tin đầy đủ nhất, tránh mất thời gian phải hỏi qua hỏi lại giữa các bộ phận.
Báo cáo tổng hợp tình hình mua hàng, dễ dàng theo dõi tiến trình đơn hàng và truy xuất hồ sơ nhanh chóng.