Demo nhập ERP quy trình mua sắm
1- Lập yêu cầu mua sắm (PR)
Căn cứ vào hoạt động của doanh nghiệp sẽ phát sinh các nhu cầu mua sắm do bổ sung NVL đầu vào cho sản xuất, CCDC, máy móc, thiết bị cần thiết phục vụ công tác sản xuất hay Nhu cầu thuê dịch vụ để xử lý các công việc liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp,...
Hình trên là ví dụ bộ phận HRA phát sinh cần mua màn hình máy tính và chuột máy tính để cung cấp cho nhân viên thuộc bộ phận quản lý do tình trạng thiết bị cũ đã bị hư hỏng không sử dụng được. Khi có nhu cầu cần mua sắm thì người có nhu cầu sẽ lên hệ thống để lập Purchase Request (PR) và trình duyệt nhu cầu cho các cấp quản lý hoàn toàn bằng hệ thống.
Các thông tin cơ bản trên một yêu cầu mua sắm (PR) bao gồm:
- Department/ Bộ phận yêu cầu: trên ví dụ là HRA, điều này hỗ trợ người duyệt yêu cầu biết được yêu cầu này của bộ phận nào.
- Req Date/ Ngày yêu cầu: cho biết ngày lập yêu cầu là ngày nào.
- Kind of Exp/ Loại chi phí: OPEX, CAPEX hay Khác.
- Purpose/ Mục đích lập yêu cầu: cho biết lý do lập yêu cầu để người duyệt biết được điều này có cần thiết để chi tiêu hay là dùng phương án khác.
- Prefer Vendor/ Nhà cung cấp đề xuất: đối với những mặt hàng cần nhà cung cấp đặc thù thì có thể đề xuất nhà cung cấp cho người phụ trách mua sắm biết.
- Item list/ Danh sách các mặt hàng cần mua: cho biết chi tiết thông tin số lượng, đơn giá dự kiến, thành tiền dự kiến.
- Và một số các thông tin theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị mong muốn theo dõi.
PR sau khi nhập lên hệ thống có thể in ấn mẫu Yêu cầu mua sắm tự động trên hệ thống, là căn cứ hồ sơ để người duyệt kiểm tra và phê duyệt theo các cấp như hồ sơ giấy. Chứng từ yêu cầu mua sắm đảm bảo tính pháp lý khi sử dụng chữ ký số được lưu trữ trên hệ thống như hồ sơ giấy hiện nay.
2- Lập yêu cầu hỏi giá nhà cung cấp (RFQ)
PR sau khi được duyệt sẽ được quản lý mua sắm giao việc mua sắm cho người phụ trách mua sắm (PIC). Người phụ trách mua sắm sẽ tìm hiểu các nhà cung cấp liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua và chọn ra ít nhất 3 nhà cung cấp đáp ứng đủ các tiêu chí đánh giá mà công ty quy định để yêu cầu họ báo giá.
Bộ phận phụ trách mua sắm cần phải tổng hợp thông tin của tất cả các yêu cầu mua sắm của các bộ phận, từ đó lập nên yêu cầu hỏi giá nhà cung cấp. Hình trên là ví dụ danh sách 3 nhà cung cấp được chọn để gửi yêu cầu báo giá cho những mặt hàng cần mua từ thông tin tổng hợp những PR của các bộ phận bao gồm 6 mặt hàng cần nhà cung cấp báo giá.
Các thông tin cơ bản trên một yêu cầu hỏi giá (RFQ) bao gồm:
- PIC/ Người phụ trách mua sắm: được hệ thống mặc định là người làm yêu cầu này đang đăng nhập tài khoản trên hệ thống.
- Create Date/ Ngày tạo yêu cầu: cho biết ngày lập yêu cầu là ngày nào.
- Due Date/ Ngày hết hạn: cho biết ngày hết hạn của yêu cầu hỏi giá là ngày nào.
- Description/ Mô tả: dùng để nhập mô tả tóm tắt yêu cầu hỏi giá để quản lý trên hệ thống.
- PR No./ Số phiếu PR: cho biết yêu cầu hỏi giá xuất phát từ số phiếu yêu cầu mua sắm nào.
- Vendor/ Nhà cung cấp: cho biết danh sách các nhà cung cấp được yêu cầu báo giá.
- Item list/ Danh sách các mặt hàng cần mua: được kế thừa dữ liệu từ các PR đã nhập của các bộ phận. Cho biết chi tiết thông tin số lượng, đơn giá dự kiến, thành tiền dự kiến.
- Và một số các thông tin theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị mong muốn theo dõi.
Tương tự, RFQ sau khi nhập lên hệ thống có thể in ấn mẫu RFQ tự động trên hệ thống, là căn cứ hồ sơ để người duyệt kiểm tra và phê duyệt theo các cấp như hồ sơ giấy. Và được hệ thống gửi email tự động sau khi hoàn tất phê duyệt cấp cuối cùng.
3- Lập so sánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp
Sau khi nhận được phản hồi báo giá của nhà cung cấp, người phụ trách mua sắm sẽ ghi nhận báo giá lên hệ thống để so sánh giá giữa các nhà cung cấp. Từ đó xác định nhà cung cấp nào có giá tối ưu nhất và đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp thực hiện đơn hàng.
Người phụ trách mua sắm sẽ thực hiện ghi nhận giá từng mặt hàng của từng nhà cung cấp báo giá để so sánh chi phí mua sắm trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp cho đơn hàng cần mua.
Các thông tin cơ bản trên một so sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bao gồm:
- PIC/ Người phụ trách mua sắm: được hệ thống mặc định là người làm so sánh giá này đang đăng nhập tài khoản trên hệ thống.
- Create Date/ Ngày tạo yêu cầu: cho biết ngày lập yêu cầu là ngày nào.
- RFQ No./ Số phiếu RFQ: cho biết so sánh giá này được xuất phát từ số RFQ nào.
- Comment/ Ghi chú: nhập thông tin cần ghi chú để quản lý trên hệ thống.
- Recommendation/ Nhà cung cấp được chọn: hiển thị thông tin nhà cung cấp có giá tốt nhất được chọn.
- Vendor/ Nhà cung cấp: cho biết danh sách các nhà cung cấp có tổng chi phí phải trả cho đơn hàng là bao nhiêu theo báo giá các mặt hàng. Và đánh dấu nhà cung cấp được chọn có tổng chi phí thấp nhất.
- Item list/ Danh sách các mặt hàng cần mua: cho biết đơn giá và thành tiền, thuế VAT mỗi mặt hàng là bao nhiêu của từng nhà cung cấp.
- Và một số các thông tin theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị mong muốn theo dõi.
Tương tự, bảng so sánh giá sau khi nhập lên hệ thống có thể in ấn mẫu so sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tự động trên hệ thống, là căn cứ hồ sơ để người duyệt kiểm tra và phê duyệt theo các cấp như hồ sơ giấy.
4- Lập đơn đặt hàng (PO)
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp thì người phụ trách mua sắm sẽ tiếp tục thực hiện lập đơn hàng với nhà cung cấp được chọn.
Người phụ trách mua sắm sẽ thực hiện lập đơn mua hàng trên hệ thống bằng cách chọn số phiếu so sánh giá. Hệ thống sẽ kế thừa toàn bộ thông tin của nhà cung cấp được chọn ở so sánh giá để lập đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác với đơn giá đã được phê duyệt.
Các thông tin cơ bản trên một đơn mua hàng (PO) bao gồm:
- PIC/ Người phụ trách mua sắm: được hệ thống mặc định là người làm so sánh giá này đang đăng nhập tài khoản trên hệ thống.
- Vendor/ Nhà cấp cấp: cho biết thông tin NCC lập PO.
- Issue Date/ Ngày tạo đơn hàng: cho biết ngày lập đơn hàng là ngày nào.
- Price Com No./ Số phiếu so sánh giá: cho biết PO được lập từ số phiếu so sánh giá nào.
- Payment Term/ Điều khoản thanh toán: theo yêu cầu nội dung PO của đơn vị.
- Delivery term/ Điều khoản giao hàng: theo yêu cầu nội dung PO của đơn vị.
- Warranty/ Điều khoản bảo hành: theo yêu cầu nội dung PO của đơn vị.
- Delivery to/ Giao hàng tới: cho biết thông tin địa điểm nhận hàng.
- Bank Accout/ Tài khoản ngân hàng: cho biết thông tin ngân hàng của nhà cung cấp.
- Amount, Tax Amount, Dicount: cho biết thông tin tổng tiền hàng, tổng tiền thuế và tổng tiền chiết khấu của đơn hàng.
- Description/ Mô tả: nhập thông tin cần ghi chú để quản lý trên hệ thống.
- Item list/ Danh sách các mặt hàng cần mua: cho biết đơn giá và thành tiền, thuế VAT mỗi mặt hàng là bao nhiêu.
- Và một số các thông tin theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị mong muốn theo dõi.
PO là chứng từ có tính pháp lý quan trọng, sau khi nhập PO lên hệ thống có thể in ấn mẫu PO tự động trên hệ thống, là căn cứ hồ sơ để người duyệt kiểm tra và phê duyệt theo các cấp như hồ sơ giấy. PO sau khi được duyệt xong có thể được hệ thống gửi mail tự động cho nhà cung cấp.
5- Lập phiếu nhận hàng (GRN)
Thực hiện nhận hàng và nhập kho hàng hóa khi đơn hàng được giao.
Ghi nhận thông tin nhận hàng nhập kho cho đơn hàng khi nhà cung cấp giao hàng, kiểm tra thông tin số lượng, chất lượng hàng hóa và các chứng từ liên quan đến hàng nhập, các hồ sơ chứng từ này đều có thể upload lên hệ thống để lưu lại.
Các thông tin cơ bản trên một phiếu nhận hàng (GRN) bao gồm:
- WH/ Kho nhận: cho biết thông tin kho nhận hàng.
- Create Date/ Ngày tạo: cho phiếu ngày tạo phiếu nhận hàng.
- PO No./ Số phiếu PO: cho biết thông tin đơn nhận hàng được xuất phát từ số PO nào.
- Vendor/ Nhà cấp cấp: cho biết thông tin NCC của PO.
- Received Date/ Ngày nhận hàng thực tế.
- Receiver/ Người nhận hàng: cho biết thông tin người phụ trách nhận hàng.
- Amount: cho biết thông tin tổng tiền của đợt nhận hàng.
- Remark/ Ghi chú: nhập thông tin cần ghi chú để quản lý trên hệ thống.
- Item list/ Danh sách các mặt hàng nhập kho: cho biết số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế VAT mỗi mặt hàng nhập kho.
- Và một số các thông tin theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị mong muốn theo dõi.
GRN sau khi nhập PO lên hệ thống có thể in ấn mẫu GRN tự động trên hệ thống, là căn cứ hồ sơ để người duyệt kiểm tra và phê duyệt theo các cấp như hồ sơ giấy.
6- Ghi nhận hóa đơn mua hàng (AP Invoice)
Để hoàn tất thủ tục nhập kho và nghiệm thu, nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn VAT cho đơn hàng. Thực hiện ghi nhận thông tin hóa đơn vào hệ thống làm cơ sở đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp.
Người phụ trách mua sắm sau khi nhận được hóa đơn và các chứng từ yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp sẽ tiến hành ghi nhận hóa đơn vào hệ thống.
Các thông tin cơ bản trên một hóa đơn (AP INV) bao gồm:
- Type/ Loại hóa đơn: cho biết thông tin là hóa đơn, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, …
- Vendor/ Nhà cung cấp: cho biết các thông tin về nhà cung cấp như tên, địa chỉ, mst.
- Inv Date/ Ngày hóa đơn: cho biết thông tin ngày hóa đơn.
- Inv No./ Số hóa đơn: cho biết thông tin số hóa đơn.
- PO No./ Số phiếu PO: cho biết thông tin hóa đơn này thuộc số PO nào.
- Purchase Amount, Tax Amount, Inv Amount: cho biết thông tin tổng tiền, tiền thuế và tổng tiền bao gồm thuế của hóa đơn.
- Payment Content/ Ghi chú: nhập thông tin cần ghi chú để quản lý trên hệ thống.
- Item list/ Danh sách các mặt hàng của hóa đơn: cho biết số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế VAT mỗi mặt hàng của hóa đơn.
- Và một số các thông tin theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị mong muốn theo dõi.
Hóa đơn được ghi nhận theo thực tế mà nhà cung cấp đã xuất hóa đơn VAT cho đơn vị.
7- Lập đề nghị thanh toán
Khi nhà cung cấp đã hoàn thành các nghĩa vụ của đơn hàng và theo các điều khoản thực hiện, cung cấp đầy đủ chứng từ và yêu cầu đơn vị thanh toán thì người phụ trách mua sắm sẽ thực hiện lập đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp trên hệ thống.
Tùy thuộc vào điều khoản thanh toán của mỗi đơn hàng khác nhau, có thể có đề nghị tạm ứng trước khi thực hiện đơn hàng hoặc sẽ thanh toán 100% sau khi thực hiện đơn hàng và cung cấp đầy đủ chứng từ hợp lệ. Khi có yêu cầu thanh toán, người phụ trách mua sắm sẽ thực hiện lập đề nghị thanh toán cho đơn hàng trên hệ thống.
Các thông tin cơ bản trên một đề nghị thanh toán bao gồm:
- Bank Code/ Hình thức thanh toán: cho biết thanh toán bằng chuyển khoản hay tiền mặt.
- Check Date/ Ngày lập đề nghị thanh toán.
- Due Date/ Ngày đến hạn thanh toán.
- Vendor/ Nhà cung cấp: cho biết thông tin nhà cung cấp cần thanh toán.
- PO No./ Số phiếu PO: cho biết thông tin thanh toán cho số PO nào.
- Bank Account/ Tài khoản ngân hàng: cho biết thông tin tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp
- Amount/ Thành tiền: cho biết thông tin số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp.
- Payment Content/ Ghi chú: nhập thông tin cần ghi chú để quản lý trên hệ thống.
- Invoice list/ Danh sách các hóa đơn cần thanh toán: cho biết đề nghị thanh toán cho những hóa đơn nào và số tiền hóa đơn bao nhiêu, nội dung của hóa đơn là gì.
- Và một số các thông tin theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị mong muốn theo dõi.
Đề nghị thanh toán là chứng từ có tính pháp lý quan trọng, sau khi nhập đề nghị lên hệ thống có thể in ấn mẫu tự động trên hệ thống, là căn cứ hồ sơ để người duyệt kiểm tra và phê duyệt theo các cấp như hồ sơ giấy.
Phê duyệt nhanh chóng bằng điện thoại thông minh
- Nhận thông báo trên thiết bị di động
- Xem được đầy đủ các thông tin quan trọng nhất
- Xem được đầy đủ các tài liệu đính kèm
Bạn đang cần hệ thống quản lý đầu đủ chi phí mua sắm chặt chẽ như trên hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn miễn phí.
Sự cần thiết của hệ thống ERP có thể hỗ trợ Ban lãnh đạo điều hành và ra quyết định mọi lúc mọi nơi giúp cho công tác kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Đội ngũ chúng tôi là những chuyên gia đã có hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai ERP của các hãng lớn như Infor, Epicor, Azentio,...tại Việt Nam. Chúng tôi tự tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp bạn xây dựng hệ thống ERP vận hành tốt nhất và mang lại hiệu quả. Hãy để chúng tôi tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp bạn trong ít nhất 10 năm tới, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
Liên kết
Xem Demo
Gửi email yêu cầu demo hệ thống quản lý bạn đang cần cho chúng tôi.
Liên hệ
Công ty cổ phần trí tuệ quản trị
- 187/7 Điện Biên Phủ, Đakao, Quận 1, TP.HCM
© All Copyright 2024 by erp-ai.com
Vietnamese 
English