Không kém phần quan trọng khi doanh nghiệp cần một hệ thống để kiểm soát chi phí và phần cốt lõi nhất phát sinh chi phí chính là mua sắm: bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận hành doanh nghiệp như hàng hóa, vật tư, dịch vụ, …..Hay có thể mở rộng ra là quản lý chi phí chi ra.

Việc không theo sát quá trình mua hàng, quản lý lỏng lẻo, thông tin thiếu dẫn đến việc điều phối hàng cho sản xuất kinh doanh bị chậm trễ, nhà cung cấp kém chất lượng nhưng không thay thế hoặc mặt hàng mua quá dư thừa hoặc quá thiếu, theo dõi và đánh giá hoạt động mua hàng hàng năm chưa có, đầu mối liên hệ tập trung vào một vài nhân sự dẫn đến sự bị động trong công tác điều phối công việc,….

Xây dựng ngân sách hàng năm sẽ giúp công ty dự trù được dòng tiền hoạt động, để xây dựng được ngân sách cần chi tiết các mục tiêu của năm, những khoản thường xuyên, những khoảng dự kiến đầu tư mới và những khoản dự phòng phát sinh dựa trên định hướng của Ban lãnh đạo.

9 Lợi ích của việc áp dụng phần mềm mua hàng
  1. Tối ưu chi phí mua hàng khi dữ liệu được số hóa và truy vết được lịch sử mua hàng, tình trạng đơn hàng, công đoạn đang thực hiện,…
  2. Công việc của nhân viên phụ trách không bị chồng chéo nhau, đơn hàng của ai người đó quản lý được giao trực tiếp trên hệ thống. Tăng hiệu suất làm việc và tiêu chí đánh giá rõ ràng từng người.
  3. Kiểm tra thông tin và phê duyệt nhanh chóng trên hệ thống dành cho cấp quản lý, lãnh đạo, duyệt qua từng cấp theo quy trình đảm bảo đúng cấp đúng quyền.
  4. Xuất PO từ hệ thống, gửi mail tự động cho nhà cung cấp sau khi đơn hàng được duyệt thành công, tích hợp chữ ký số đảm bảo thay thế được PO giấy như hiện tại.
  5. Chi tiết ngân sách theo từng khoản mục chi phí, mặt hàng, dịch vụ từ đó kiểm soát được mức độ thừa/ thiếu ngân sách.
  6. Theo dõi, quản lý và đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí được xây dựng đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, chất lượng.
  7. Nhắc nhở công việc cần thực hiện liên tục đến khi hoàn thành nhiệm vụ, không bị quên việc chưa thực hiện xong.
  8. Làm theo quy trình từ lúc yêu cầu mua sắm đến khi thanh toán, thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp, ghi chú từng tương tác trên hệ thống, cập nhật tình hình, đính kèm tài liệu, đảm bảo thông tin đầy đủ nhất, tránh mất thời gian phải hỏi qua hỏi lại giữa các bộ phận.
  9. Báo cáo tổng hợp tình hình mua hàng, dễ dàng theo dõi tiến trình đơn hàng và truy xuất hồ sơ nhanh chóng.

Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả

Phần mềm quản lý mua sắm

XEM THÊM