“Use case” của hệ thống ERP

1. Quản lý Tài chính và Kế toán

• Trường hợp sử dụng: Xử lý giao dịch tài chính và báo cáo tài chính tự động
• Mô tả: Hệ thống ERP hỗ trợ quy trình kế toán bằng cách tự động ghi nhận các giao dịch tài chính như thanh toán, thu nhập, chi phí, và các khoản phải thu/ phải trả. Nó cũng có thể tự động tạo ra các báo cáo tài chính theo kỳ (bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) từ dữ liệu thu thập được trong hệ thống.
• Lợi ích: Giảm thiểu sai sót trong báo cáo tài chính, tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán, và đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính.

2. Quản lý Kho và Tồn Kho

• Trường hợp sử dụng: Quản lý và theo dõi mức tồn kho tự động
• Mô tả: Hệ thống ERP tự động theo dõi số lượng hàng tồn kho, kiểm tra sự cân đối giữa số lượng hàng trong kho và các đơn đặt hàng, và đưa ra cảnh báo khi số lượng tồn kho thấp hoặc quá mức.
• Lợi ích: Giảm thiểu việc tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa, giúp tối ưu hóa quy trình nhập hàng và phân phối, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.

3. Quản lý Sản Xuất và Quy Trình Sản Xuất

• Trường hợp sử dụng: Lập kế hoạch sản xuất và quản lý tiến độ sản xuất
• Mô tả: ERP có thể tích hợp với các quy trình sản xuất để lên kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu khách hàng, theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý công suất của máy móc, và giám sát chất lượng sản phẩm.
• Lợi ích: Tăng cường hiệu quả sản xuất, giảm thiểu lãng phí, và đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng đều.

4. Quản lý Nhân Sự và Tiền Lương

• Trường hợp sử dụng: Quản lý tiền lương và chi phí nhân sự
• Mô tả: ERP giúp tính toán và xử lý tiền lương cho nhân viên, bao gồm các khoản phụ cấp, thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, cũng như quản lý ngày công, nghỉ phép, và chấm công.
• Lợi ích: Tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác trong chi trả và tuân thủ các quy định lao động, cũng như hỗ trợ quản lý chi phí nhân sự hiệu quả.

5. Quản lý Bán Hàng và Mối Quan Hệ Khách Hàng (CRM)

• Trường hợp sử dụng: Quản lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng
• Mô tả: Hệ thống ERP tích hợp với CRM để quản lý quy trình bán hàng, bao gồm việc tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, theo dõi giao hàng, và chăm sóc khách hàng sau bán hàng. ERP còn giúp phân tích dữ liệu khách hàng để xây dựng chiến lược tiếp thị và bán hàng hiệu quả hơn.
• Lợi ích: Nâng cao sự hài lòng của khách hàng, giảm thời gian xử lý đơn hàng và tối ưu hóa các chiến lược bán hàng.

6. Quản lý Chuỗi Cung Ứng

• Trường hợp sử dụng: Tự động hóa quy trình cung ứng và theo dõi nhà cung cấp
• Mô tả: ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình đặt hàng từ nhà cung cấp, theo dõi tiến độ giao hàng và quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp. Hệ thống có thể cảnh báo khi cần tái đặt hàng, hoặc khi một nhà cung cấp gặp trục trặc về giao hàng.
• Lợi ích: Cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng, giảm thiểu thiếu hụt hàng hóa và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp.

7. Quản lý Dự Án

• Trường hợp sử dụng: Lập kế hoạch và giám sát tiến độ dự án
• Mô tả: ERP cung cấp công cụ để lập kế hoạch và giám sát tiến độ các dự án, từ quản lý tài nguyên, nhân lực, chi phí, đến việc theo dõi các mốc thời gian quan trọng. Hệ thống giúp quản lý các dự án trong nhiều phòng ban và tích hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau.
• Lợi ích: Tăng cường khả năng giám sát, giảm thiểu rủi ro trong việc triển khai dự án, và cải thiện hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.

8. Quản lý Mua Hàng

• Trường hợp sử dụng: Quản lý đơn hàng và quy trình mua hàng
• Mô tả: ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và xử lý các đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc nhà cung cấp, đồng thời tự động hóa các quy trình mua hàng, bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp, gửi yêu cầu báo giá, đặt hàng và nhận hàng.
• Lợi ích: Giảm thiểu thời gian và chi phí trong quy trình mua sắm, đảm bảo nguồn cung cấp ổn định và giảm thiểu sự cố.

9. Báo Cáo và Phân Tích Dữ Liệu

• Trường hợp sử dụng: Tạo báo cáo và phân tích dữ liệu doanh nghiệp
• Mô tả: ERP cung cấp công cụ báo cáo trực quan giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu tài chính, bán hàng, sản xuất, tồn kho, nhân sự và các hoạt động khác. Các báo cáo này có thể được tạo ra tự động và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý.
• Lợi ích: Giúp các nhà quản lý ra quyết định chính xác, kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế, từ đó tối ưu hóa quy trình kinh doanh và chiến lược.

10. Quản lý Quy Trình Kiểm Soát Chất Lượng

• Trường hợp sử dụng: Kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm
• Mô tả: ERP hỗ trợ quản lý chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất, từ việc kiểm tra nguyên liệu đầu vào đến giám sát chất lượng trong sản xuất và kiểm tra thành phẩm. Điều này giúp đảm bảo rằng các sản phẩm đầu ra đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
• Lợi ích: Giảm thiểu lỗi sản phẩm, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu chi phí bảo hành.