Sửa đổi phần mềm ERP thế nào cho phù hợp

Khi triển khai phần mềm ERP theo tiêu chuẩn, thông thường ban đầu các khách hàng thấy rất nhiều sự thiếu hụt các chức năng theo nhu cầu hiện tại và có nhu cầu sửa đổi hoặc bổ sung lại ngay, tuy nhiên đấy là dùng mô hình quản trị, thói quen hiện tại để đánh giá một hệ thống quản lý tiêu chuẩn, nó thường chưa chính xác so với mục tiêu áp dụng phần mềm ERP để thay đổi, tối ưu quy trình quản trị.

Nhóm tư vấn và những người thiết kế quy trình của doanh nghiệp cần phải hiểu rõ các quy trình tối ưu từ phần mềm ERP trước khi quyết định đến việc thay đổi.

Nhu cầu thay đổi phần mềm ERP cần phải làm rõ theo các tiêu chí như sau

Quy trình kinh doanh của mình là đặc thù duy nhất mà các doanh nghiệp thông thườn không có.
Phải đảm bảo các chuẩn mực kiểm soát mà công ty đã được cấp hoặc đã ban hành mà không thay đỏi được. Đó là lợi thế cạnh tranh của công ty.

Những lỗi cơ bản và cách xử lý

Mục đích không rõ ràng dẫn tới các chủ quy trình của doanh nghiệp yêu cầu thay đổi theo hiện tại hoặc theo chủ ý cá nhân. Tránh lỗi này cần phải làm rõ mục đích của từng quy trình một cách cụ thể, đo lường được và phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp cũng như dự án ứng dụng phần mềm.

Sửa đổi quá nhiều mà không có những giải pháp thay thế và đào tạo phù hợp dẫn tới tốn kém chi phí và hiệu quả không cao, thông thường do việc đánh giá thay đổi và các tiêu chí ban đầu đưa ra không rõ ràng hoặc không chính xác.

Quản lý thay đổi và phân tích ảnh hưởng kém dẫn tới thay đổi bộ phận này lại ảnh hưởng tới bộ phận khác

Không có sự tích hợp với hệ thống hiện tại hoặc các hệ thống khác, cần phải phân tích cả quy trình trong và các quy trình giao tiếp ra các nghiệp vụ khác

Bỏ sót việc phân tích nâng cấp sau này dẫn tới mỗi lần thay đổi nâng cấp lại phải thay đổi phần mềm ERP

Bài học từ những dự án đi trước

Cần có những tư vấn viên giàu kinh nghiệm, mục tiêu tập trung vào khách hàng và những người trong dự án của khách hàng nhiều tâm huyết và hiểu biết, con người là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành bại của dự án.
 
Sử dụng phương pháp triển khai linh hoạt chia thành nhiều pha nhỏ cần có kết quả và sự phản hồi ngay từ tổ chức để thay đổi cho phù hợp.
 
Đầu tư nhiều hơn vào đào tạo người dùng ngay từ đầu hỗ trợ việc thay đổi thói quen, bổ sung kiến thức, và tiếp nhận kiến thức từ rất sớm có thể sẽ không cần những sửa đổi hệ thống phần mềm.
 
Tài liệu hoá mọi thứ từ nhu cầu, quy trình, các tiêu chí, những thay đổi, những cách thức sử dụng xây dựng thành bộ tri thức của doanh nghiệp
Sửa phần mềm ERP là một cách rất mạnh để hiệu chỉnh lại cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể tuy nhiên cần lập kế hoạch và thực thi hết sức cẩn thận, nhất là trong bối cảnh các doanh nghiệp đi lên từ kinh nghiệm quý báu từ đội ngũ sáng lập tạo nên lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.
Việc phối hợp chặt chẽ với đội ngũ giàu kinh nghiệm, có đủ tầm nhìn và cách làm việc dài hạn của chúng tôi sẽ mang lại kết quả nhanh và lớn cho cả hai. Nếu cần thông tin thêm xin liên lạc, chúng tôi luông đồng hành dài hạn cùng quý doanh nghiệp