Hướng dẫn bảo mật dữ liệu ERP

Các biện pháp cần được thực hiện để bảo mật dữ liệu quan trọng cho doanh nghiệp

Bảo mật dữ liệu từ hệ thống ERP - AI

Bảo mật phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu và quy trình quản lý của doanh nghiệp. ERP tích hợp nhiều chức năng quan trọng như tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý kho, và bán hàng, vì vậy nếu hệ thống ERP bị tấn công, các dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp có thể bị lộ hoặc bị thay đổi, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Các hệ thống ERP - AI có thể bị tấn công hoặc sử dụng sai mục đích, dẫn đến các rủi ro nghiêm trọng về bảo mật và an toàn dữ liệu.

Các công việc mà doanh nghiệp sử dụng ERP cần thực hiện để đảm bảo an toàn dữ liệu và các thông tin nội bộ liên quan đến hoạt động:

1. Xác Thực và Phân Quyền Người Dùng

Quản lý quyền truy cập của người dùng là biện pháp đầu tiên và quan trọng nhất trong bảo mật hệ thống ERP.

Quản lý người dùng và phân quyền: Chỉ cấp quyền truy cập cần thiết cho từng người dùng dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ. Ví dụ, một nhân viên chỉ nên có quyền truy cập vào các chức năng liên quan đến công việc của họ, như nhân sự hoặc quản lý kho, thay vì toàn bộ hệ thống ERP.
Xác thực đa yếu tố (MFA): Áp dụng xác thực đa yếu tố để tăng cường bảo mật. Điều này yêu cầu người dùng phải cung cấp thêm một yếu tố xác thực ngoài mật khẩu, ví dụ như mã OTP được gửi qua điện thoại hoặc ứng dụng xác thực.
Quản lý mật khẩu: Khuyến khích người dùng sử dụng mật khẩu mạnh và yêu cầu thay đổi mật khẩu định kỳ. Cần tránh sử dụng mật khẩu mặc định và đảm bảo mật khẩu không dễ đoán.

2. Mã Hóa Dữ Liệu

Mã hóa dữ liệu giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm khi truyền tải và lưu trữ.

Mã hóa dữ liệu khi truyền tải: Sử dụng giao thức SSL/TLS để mã hóa các kết nối giữa người dùng và hệ thống ERP, bảo vệ dữ liệu không bị rò rỉ trong quá trình truyền tải qua internet.
Mã hóa dữ liệu lưu trữ: Mã hóa các cơ sở dữ liệu và tệp tin lưu trữ trên hệ thống ERP để đảm bảo rằng nếu kẻ tấn công xâm nhập vào hệ thống, họ không thể dễ dàng đọc được dữ liệu nhạy cảm.

3. Bảo Vệ Hệ Thống Trước Các Tấn Công Ngoại Lệ

Các cuộc tấn công từ bên ngoài (hacker, virus, ransomware) có thể gây thiệt hại lớn cho hệ thống ERP.

Tường lửa (Firewall): Cài đặt tường lửa để giám sát và kiểm soát lưu lượng truy cập vào hệ thống ERP từ internet, ngăn ngừa các cuộc tấn công từ bên ngoài.
Phần mềm chống virus và phần mềm độc hại: Đảm bảo rằng phần mềm chống virus và phần mềm chống phần mềm độc hại được cập nhật và hoạt động đầy đủ để phát hiện và ngăn chặn mã độc.
Tấn công DDoS (Distributed Denial of Service): Thiết lập các biện pháp phòng ngừa chống tấn công DDoS, ví dụ sử dụng các dịch vụ chống DDoS từ các nhà cung cấp bảo mật chuyên nghiệp.

4. Đảm Bảo Tính Toàn Vẹn Dữ Liệu

Dữ liệu trong hệ thống ERP cần phải luôn chính xác và không bị thay đổi một cách trái phép.

Kiểm tra và theo dõi sự thay đổi dữ liệu: Thiết lập các công cụ giám sát và theo dõi để phát hiện các thay đổi bất thường trong dữ liệu hoặc các truy cập không được phép vào hệ thống. Điều này có thể bao gồm việc ghi lại lịch sử truy cập và thao tác của người dùng.
Sao lưu dữ liệu định kỳ: Thực hiện sao lưu dữ liệu ERP thường xuyên để đảm bảo có thể phục hồi hệ thống trong trường hợp có sự cố, mất mát hoặc tấn công ransomware.

5. Cập Nhật và Vá Lỗ Hổng Phần Mềm

Phần mềm ERP có thể chứa các lỗ hổng bảo mật mà hacker có thể lợi dụng để xâm nhập vào hệ thống. Do đó, việc cập nhật phần mềm và vá các lỗ hổng là rất quan trọng.

Cập nhật hệ thống ERP và phần mềm liên quan: Luôn luôn đảm bảo rằng phần mềm ERP, hệ điều hành và các phần mềm liên quan (như cơ sở dữ liệu, phần mềm web) được cập nhật với các bản vá bảo mật mới nhất.
Quản lý bản vá bảo mật: Thiết lập một quy trình quản lý bản vá bảo mật để đảm bảo rằng tất cả các bản vá cần thiết được cài đặt và kiểm tra ngay khi chúng có sẵn.

6. Đánh Giá và Kiểm Tra An Ninh Định Kỳ

Việc kiểm tra và đánh giá bảo mật định kỳ giúp phát hiện các lỗ hổng bảo mật hoặc sai sót trong cấu hình hệ thống ERP.

Penetration Testing (Kiểm thử xâm nhập): Thực hiện kiểm thử xâm nhập để tìm kiếm các điểm yếu trong hệ thống ERP và đánh giá khả năng phòng thủ của hệ thống trước các cuộc tấn công.
Kiểm tra tuân thủ (Compliance Audits): Đảm bảo rằng hệ thống ERP tuân thủ các quy định và chuẩn mực bảo mật quốc tế (như GDPR, ISO 27001) để đảm bảo bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu.

7. Giám Sát và Phát Hiện Sự Cố

Giám sát hệ thống ERP giúp phát hiện sớm các sự cố bảo mật và kịp thời xử lý.

Hệ thống phát hiện xâm nhập (IDS/IPS): Cài đặt hệ thống phát hiện và ngăn chặn xâm nhập (IDS/IPS) để theo dõi các hoạt động bất thường trong hệ thống ERP và ngay lập tức cảnh báo khi phát hiện hành vi đáng ngờ.
Giám sát hệ thống ERP: Sử dụng các công cụ giám sát hệ thống để theo dõi và phân tích các sự kiện bảo mật, từ đó phát hiện kịp thời các mối đe dọa tiềm ẩn.

8. Đào Tạo Nhân Viên về An Toàn Bảo Mật

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong bảo mật. Đào tạo nhân viên về các biện pháp bảo mật giúp giảm thiểu các rủi ro từ yếu tố con người.

Đào tạo nhân viên về bảo mật: Cung cấp các khóa đào tạo về bảo mật cho nhân viên, giúp họ nhận thức được các mối đe dọa, cách sử dụng phần mềm ERP an toàn và cách nhận diện các cuộc tấn công phishing hoặc malware.
Chính sách bảo mật thông tin: Xây dựng và triển khai chính sách bảo mật thông tin rõ ràng trong tổ chức để tất cả nhân viên đều tuân thủ và thực hiện các quy trình bảo mật một cách nghiêm túc.

9. Tính Năng Bảo Mật của Nhà Cung Cấp ERP

Chọn một nhà cung cấp phần mềm ERP có các tính năng bảo mật mạnh mẽ là điều rất quan trọng.

Đảm bảo nhà cung cấp ERP có các tính năng bảo mật tích hợp: Các nhà cung cấp ERP cần phải đảm bảo rằng hệ thống của họ tích hợp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, như mã hóa, phân quyền người dùng, xác thực đa yếu tố, và các công cụ giám sát.
Hỗ trợ bảo mật từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp phần mềm ERP phải cung cấp các bản vá bảo mật và hỗ trợ bảo mật nhanh chóng khi có các lỗ hổng được phát hiện.

Tóm Tắt Các Biện Pháp Bảo Mật ERP:

Quản lý quyền truy cập người dùng: Phân quyền hợp lý, xác thực đa yếu tố.
Mã hóa dữ liệu: Mã hóa dữ liệu khi truyền tải và lưu trữ.
Bảo vệ hệ thống khỏi tấn công: Tường lửa, phần mềm chống virus, tấn công DDoS.
Kiểm tra và theo dõi toàn vẹn dữ liệu: Giám sát và sao lưu định kỳ.
Cập nhật phần mềm và vá lỗ hổng: Cập nhật phần mềm và hệ thống.
Đánh giá bảo mật định kỳ: Kiểm tra bảo mật và tuân thủ chuẩn mực.
Giám sát và phát hiện sự cố: IDS/IPS và giám sát hệ thống.
Đào tạo nhân viên: Đào tạo và nâng cao nhận thức bảo mật cho nhân viên.

Thực hiện các biện pháp bảo mật trên sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ hệ thống ERP, từ đó bảo vệ dữ liệu quan trọng và duy trì hoạt động kinh doanh an toàn và hiệu quả.

Lưu ý đối với những hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP có tích hợp AI

Các rủi ro an toàn dữ liệu khi ứng dụng AI:

Tấn công AI (AI Attacks): AI có thể bị tấn công thông qua các phương pháp như tấn công đầu vào (input attacks), nơi kẻ tấn công thay đổi dữ liệu đầu vào để làm cho hệ thống AI đưa ra quyết định sai. Ví dụ: việc tiêm dữ liệu sai vào mô hình học máy có thể gây sai lệch kết quả.
Lạm dụng AI: AI có thể bị lợi dụng để thực hiện các hành vi gian lận hoặc vi phạm quyền riêng tư. Ví dụ, AI có thể được sử dụng để tạo ra các chiến dịch tiếp thị lừa đảo hoặc tấn công người dùng qua các nền tảng trực tuyến.
Lỗ hổng trong mô hình học máy: Các mô hình học máy có thể chứa các lỗ hổng mà kẻ tấn công có thể khai thác, đặc biệt nếu mô hình không được huấn luyện đúng cách hoặc thiếu các biện pháp bảo mật.

Các biện pháp phòng ngừa rủi ro an toàn dữ liệu:

Kiểm tra và đánh giá thường xuyên: Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra và đánh giá định kỳ các mô hình AI để đảm bảo rằng chúng không có lỗ hổng bảo mật. Việc kiểm tra này bao gồm cả kiểm tra mã nguồn, kiểm tra an toàn của mô hình học máy và đánh giá các điểm yếu trong hệ thống.
Phát triển AI với các nguyên lý bảo mật tích hợp (Security by Design): Trong quá trình phát triển và triển khai các mô hình AI, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên lý bảo mật ngay từ đầu. Điều này bao gồm việc lựa chọn các phương pháp bảo mật phù hợp và xây dựng các mô hình AI không dễ bị tấn công.
Đảm bảo sự minh bạch trong mô hình AI: Các mô hình AI cần có sự giải thích và minh bạch về cách thức đưa ra quyết định (explainable AI). Điều này giúp giảm thiểu các nguy cơ về việc lạm dụng AI và giúp doanh nghiệp kiểm soát kết quả đầu ra của các mô hình.

Các biện pháp bảo mật dữ liệu khi ứng dụng AI:

Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu cần phải được mã hóa khi lưu trữ và khi truyền tải giữa các hệ thống để bảo vệ khỏi các cuộc tấn công và xâm nhập.
Quyền truy cập và kiểm soát: Các hệ thống AI phải có chính sách phân quyền rõ ràng để chỉ những người có quyền mới có thể truy cập và xử lý dữ liệu. Quyền truy cập này cần được xác minh và kiểm soát chặt chẽ.
Xác thực đa yếu tố: Việc sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) sẽ tăng cường bảo mật trong quá trình truy cập hệ thống AI, giảm thiểu khả năng bị tấn công từ việc lộ mật khẩu.
Xử lý dữ liệu ẩn danh (Anonymization): Khi phân tích dữ liệu từ khách hàng hoặc người dùng, có thể áp dụng các phương pháp ẩn danh hoặc làm mờ thông tin để bảo vệ quyền riêng tư của các cá nhân.

Những thay đổi khi thực hiện an toàn dữ liệu:

Với xu hướng số hóa ngày càng mạnh mẽ như hiện nay, đặc biệt là công nghệ AI đang rất gần, thì rủi ro về an ninh mạng và bảo mật dữ liệu là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.

1. Chính Sách và Quy Định về Bảo Mật và Quyền Riêng Tư

Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định bảo mật và quyền riêng tư khi triển khai AI, đặc biệt khi làm việc với các dữ liệu nhạy cảm.

Chính sách bảo mật dữ liệu: Doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì một chính sách bảo mật rõ ràng và toàn diện, bao gồm việc thu thập, lưu trữ, xử lý, và chia sẻ dữ liệu. Chính sách này cần tuân thủ các quy định pháp lý và đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ an toàn.
Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu (GDPR, CCPA, v.v.): Các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định quốc gia và quốc tế về bảo vệ dữ liệu cá nhân như GDPR (General Data Protection Regulation) tại EU hoặc CCPA (California Consumer Privacy Act) tại Mỹ. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập và sử dụng hợp pháp, và người dùng có quyền kiểm soát dữ liệu của mình.

2. Giám sát và Phát hiện các Rủi Ro

Các doanh nghiệp cần triển khai hệ thống giám sát AI để phát hiện sớm các nguy cơ hoặc hành vi bất thường trong các mô hình AI và hệ thống quản lý.

Giám sát liên tục: Việc giám sát và kiểm tra các mô hình AI trong quá trình vận hành là rất quan trọng để phát hiện các lỗi hoặc hành vi sai lệch. Điều này có thể bao gồm việc theo dõi các chỉ số hiệu suất của mô hình và thực hiện các kiểm tra bảo mật thường xuyên.
Phát hiện hành vi bất thường (Anomaly Detection): Doanh nghiệp có thể sử dụng AI để phát hiện hành vi bất thường trong các hệ thống, chẳng hạn như phát hiện sự thay đổi đột ngột trong các mẫu dữ liệu hoặc các giao dịch bất thường, giúp ngăn ngừa gian lận và các cuộc tấn công.

3. Đào Tạo và Nâng Cao Nhận Thức

Cuối cùng, đào tạo nhân viên về bảo mật và an toàn dữ liệu là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ các rủi ro an ninh và có đủ kiến thức để bảo vệ dữ liệu trong quá trình sử dụng các hệ thống AI.

Tóm Tắt Vai Trò Bảo Mật và Tránh Rủi Ro An Toàn Dữ Liệu khi Ứng Dụng AI vào phần mềm ERP:

Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm: Bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin quan trọng bằng cách mã hóa, phân quyền truy cập và ẩn danh dữ liệu.
Giảm thiểu rủi ro AI bị tấn công: Đảm bảo tính an toàn cho các mô hình AI, kiểm tra và đánh giá thường xuyên để phát hiện lỗ hổng và tấn công.
Tuân thủ quy định pháp lý: Đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu, như GDPR và CCPA.
Giám sát và phát hiện rủi ro: Triển khai hệ thống giám sát liên tục và sử dụng AI để phát hiện các hành vi bất thường và rủi ro an toàn dữ liệu.

Với các biện pháp này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro bảo mật và bảo vệ dữ liệu trong quá trình ứng dụng AI vào hệ thống quản lý, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra an toàn và hiệu quả.

— MANG LẠI GIÁ TRỊ TƯƠNG LAI

Doanh nghiệp bạn đang cần quản lý hệ thống ERP-AI phù hợp chi phí để chuẩn bị cho những thách thức đổi mới sắp tới – hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí, sử dụng miễn phí đến khi doanh nghiệp ghi nhận được tất cả dữ liệu từ hoạt động sản xuất kinh doanh lên hệ thống theo quy trình ERP tối ưu. Với quan điểm mang lại giá trị gia tăng và hợp tác lâu dài, chúng tôi mong muốn quý khách hàng yên tâm nhất đến khi đủ quyết định có nên sử dụng hệ thống và dịch vụ mà chúng tôi cung cấp hay không. Chúng tôi từng là đối tác chiến lược của Infor, Epicor, Azentio thuộc những tập đoàn top 5 thế giới cung cấp giải pháp ERP trên 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi tin tưởng cùng doanh nghiệp bạn xây dựng hệ thống quản lý tốt nhất.