Quản lý chi phí hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp

Phần mềm quản lý mua hàng

Để tăng hiệu quả quản lý thì việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí cho hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp là điều mà bất cứ chủ doanh nghiệp nào cũng mong muốn có một giải pháp hiệu quả, theo dõi được thông tin, rõ ràng, minh bạch các công tác liên quan đến lựa chọn nhà cung cấp và chi phí mua sắm liên quan. Một số báo cáo thống kê phân tích chi phí mua sắm sẽ giúp cho nhà quản lý rõ ràng hơn mục tiêu hoạt động và có cái giải pháp ứng phó với những biến động sắp tới, dự trù được ngân sách và lên kế hoạch chi tiết chính xác hơn.

Quy trình tiêu chuẩn cho hoạt động mua sắm trong doanh nghiệp

01

Yêu cầu mua sắm (Vật tư/ hàng hóa/ Dịch vụ)

Chức năng này giúp người quản lý tổng hợp nhanh chóng tức thời nhu cầu mua sắm và ước tính chi phí cho các yêu cầu này có đúng với mục đích sử dụng hay không và có nằm trong ngân sách được duyệt. Đồng thời sẽ là dữ liệu quan trọng cho người phụ trách mua hàng biết trước kế hoạch mua sắm.

02

Phê duyệt đề xuất mua sắm

Chức năng này trên hệ thống thay thế quy trình ký tay mà các doanh nghiệp đang áp dụng. Với chức năng trình duyệt trên hệ thống việc trình ký được thực hiện tức thời khi người làm đề xuất, thông tin trình duyệt sẽ có nội dung yêu cầu mua sắm và các hồ sơ liên quan để người duyệt có thể nắm được hết thông tin. Hệ thống sẽ có email gửi thông báo đến người duyệt theo các cấp được thiết lập, từng người duyệt sẽ có chức năng hoặc là duyệt để chuyển tiếp lên cấp duyệt cao hơn, hoặc sẽ trả về cho người lập chỉnh lại theo nội dung ghi chú mà người duyệt trả về hoặc là hủy yêu cầu và ghi chú lại lý do hủy cho người lập biết. Tất cả các quy trình trên hệ thống được thực hiện tức thời và không phải mất thời gian trình ký, giải trình các thông tin như công việc thủ công đang làm hiện nay.

03

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp báo giá

Chức năng này ghi nhận danh sách nhà cung cấp được lựa chọn để yêu cầu báo giá. Trường hợp nhà cung cấp chưa có trong danh sách nhà cung cấp quá khứ thì sẽ phải trải qua quy tình tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí của từng doanh nghiệp để lựa chọn nhà cung cấp báo giá cho đơn hàng cần mua sắm.

04

So sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

Chức năng này sẽ giúp cho việc ghi nhận thông tin báo giá chi tiết từng mặt hàng của những nhà cung cấp được chọn báo giá. Từ đó so sánh giá tốt nhất và những điều kiện liên quan để đưa ra quyết định cuối cùng lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất cho đơn hàng cần mua sắm.

05

Lập Đơn mua hàng (PO)

Chức năng dựa trên nhà cung cấp được chọn để lập ra PO, hệ thống có tính kế thừa, chính vì vậy mà từ lúc lập Yêu cầu mua hàng thì các bước sau đó đều được kế thừa dữ liệu và nhập thêm các thông tin bổ sung cho PO như giá mua, điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, điều khoản bảo hành,...Hệ thống có thể tạo ra mẫu PO theo yêu cầu của doanh nghiệp và gửi email tự động cho nhà cung cấp khi PO này được cấp duyệt cuối cùng duyệt thành công trên hệ thống. Thông tin gửi đi sẽ là file pdf PO đã ký duyệt, chính vì vậy mà người dùng không cần phải làm PO bằng excel sửa lại các mẫu có sẵn in ấn thủ công như hiện tại.

06

Nhập kho/ Nghiệm thu dịch vụ và hóa đơn

Chức năng ghi nhận thông tin nhận hàng hoặc nghiệm thu dịch vụ, khối lượng và giá trị cho từng lần nhận hàng/ nghiệm thu dịch vụ. Đồng thời ghi nhận hóa đơn mua hàng để theo dõi công nợ và làm hồ sơ cho đề nghị thanh toán. Hệ thống có thể lấy dữ liệu hóa đơn đầu vào tự động từ hệ thống hóa đơn liên kết mà người dùng không cần phải nhập tay như hiện nay.

07

Thanh toán cho nhà cung cấp

Chức năng cho phép lập đề nghị thanh toán ngay trên hệ thống mua hàng, các hồ sơ đính kèm bao gồm bảng kê chi phí, hóa đơn, báo cáo công nợ, tài liệu chứng minh,...được hệ thống tổng hợp vào đề nghị thanh toán, các danh sách yêu cầu hồ sơ theo quy định của kế toán đảm bảo thông tin rõ ràng và chính xác trước khi người làm đề xuất phê duyệt đề nghị thanh toán. Kế toán có thể dễ dàng đối chiếu hồ sơ gốc với thông tin trên hệ thống để xác nhận hồ sơ hợp lệ trước khi chuyển tiếp thông tin cho Ban lãnh đạo phê duyệt đề nghị thanh toán.

Tính năng của các gói chức năng

Theo nhu cầu cho mô hình hoạt động của doanh nghiệp, chúng tôi đưa ra 3 gói tính năng cho phần mềm mua hàng phục vụ được đa dạng các loại hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn hoặc siêu nhỏ với chi phí đầu tư hợp lý mà vẫn đảm bảo công tác quản lý tối ưu hoạt động mua sắm và các chi phí liên quan.

Cơ bản

VND20
Tr/Năm
Lựa chọn

Dành cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ

  • Bản quyền cho 10 người dùng đồng thời
  • Tư vấn triển khai, hướng dẫn, đào tạo
  • Các chức năng theo gói cơ bản
  • Các mẫu in, báo cáo theo gói cơ bản
  • Các chức năng bổ sung nâng cao
  • Các báo cáo quản lý nâng cao
  • Chỉnh sửa, bổ sung chức năng theo yêu cầu

Nâng cao

VND60
Tr/Năm
Lựa chọn

Danh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

  • Bản quyền cho 10 người dùng đồng thời
  • Tư vấn triển khai, hướng dẫn, đào tạo
  • Các chức năng theo gói cơ bản
  • Các mẫu in, báo cáo theo gói cơ bản
  • Các chức năng bổ sung nâng cao
  • Các báo cáo quản lý nâng cao
  • Chỉnh sửa, bổ sung chức năng theo yêu cầu

Chuyên nghiệp

VND200
Tr/Năm
Lựa chọn

Danh cho doanh nghiệp vừa và lớn

  • Bản quyền cho 20 người dùng đồng thời
  • Tư vấn triển khai, hướng dẫn, đào tạo
  • Các chức năng theo gói cơ bản
  • Các mẫu in, báo cáo theo gói cơ bản
  • Các chức năng bổ sung nâng cao
  • Các báo cáo quản lý nâng cao
  • Chỉnh sửa, bổ sung chức năng theo yêu cầu

Chúng tôi mong muốn mang lại trải nghiệm và giá trị tốt nhất chính là hệ thống ERP – Phân hệ mua hàng có thể quản lý được nhu cầu về thông tin, thống kê, báo cáo tức thời, số liệu chính xác, giảm các công đoạn dư thừa và tập trung vào xử lý việc quan trọng. Chúng tôi Công ty Fab là những người tiên phong triển khai hệ thống ERP lớn trên thế giới tại Việt Nam với hơn 15 năm kinh nghiệm, chúng tôi tự tin đáp ứng được nhu cầu quản lý cho doanh nghiệp bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi để cùng tạo ra giá trị phát triển tốt hơn cho hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Tìm hiểu thêm về hệ thống quản lý ERP