Đừng biến ERP thành phần mềm kế toán

Giải phóng sức lao động với ERP

Phần mềm ERP đã được áp dụng tại Việt Nam trong khoảng 20 năm qua, vì vậy mà việc hiểu biết về ERP cũng không còn xa lạ với doanh nghiệp Việt Nam. Văn hóa doanh nghiệp cũng đang thay đổi dần dần khi sử dụng hệ thống thông tin dùng chung, mọi tương tác đều có thông tin và tập trung xử lý vào những việc quan trọng như xử lý các tình huống hoặc giải pháp cải tiến hoạt động tốt hơn, đem lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán Việt Nam là một phần quan trọng và đang chịu trách nhiệm trước những quy định của pháp luật, chính vì vậy mà việc hệ thống ERP ngày càng cần thiết khi có thể chi tiết được số liệu kế toán mà các phần mềm Kế toán hiện nay không thể làm được vì số liệu đang bị cộng dồn và được phân bổ dựa trên các tiêu chí không thật sự chính xác, từ đó khó giải trình với cơ quan thuế và cũng như khó đánh giá được chi phí sản xuất thật sự của sản phẩm tạo ra và luôn là điều mà ban lãnh đạo doanh nghiệp đang gặp phải.

Bất cập khi kế toán muốn tiện lợi nhưng không đủ thông tin quản lý

Thực tế hiện nay, khi nhập liệu trên phần mềm ERP nhưng lại yêu cầu tiện lợi, nhanh chóng có thể làm được các công tác như phần mềm kế toán thông thường có thể hỗ trợ kế toán viên lập được các báo cáo cho cơ quan thuế hiện hành,...Tuy nhiên, việc bỏ bước, hoặc yêu cầu những tiện ích này vô tình bạn đang biến ERP thành phần mềm phục vụ kế toán thì trở thành những gì mà phần mềm kế toán đang không giải quyết được cho doanh nghiệp. Mọi thứ đều bắt đầu từ thói quen, khi chúng ta đã quen thuộc với cái gì đó thì sẽ khó để chấp nhận cái mới, thay đổi thói quen, nhưng với ERP chúng ta cần phải thay đổi để có thông tin quản lý tốt hơn.

Những thay đổi khi sử dụng ERP

Thay đổi thói quen làm việc

Trước kia có thể lập các biểu mẫu, báo cáo, file thống kê trên Excel rồi trình bày với Ban lãnh đạo, nhưng khi áp dụng ERP, các thông tin được nhập lên hệ thống, các báo cáo, biểu mẫu được hệ thống tạo ra, các file cần giải trình được đính kèm lên hệ thống. Sau đó đề xuất phê duyệt trên hệ thống và được Ban lãnh đạo phản hồi bằng hệ thống dựa trên thông tin trên ERP.

Kế toán kiểm tra và hạch toán chứ không cần nhập liệu

Trước khi dùng ERP, tất cả hồ sơ gốc được gửi về bộ phận Kế toán để nhập liệu và hạch toán trên phần mềm kế toán. Khi dùng ERP các bộ phận chuyên môn sẽ nhập thông tin trên hệ thống và đính kèm hồ sơ liên quan, sau đó trình kế toán kiểm tra trên hệ thống và gửi hồ sơ gốc cho bộ phận Kế toán. Kế toán sẽ kiểm tra và phản hồi trên ERP và hạch toán thông tin tự động sau khi phê duyệt thông tin trên ERP.

Kế toán cân đối doanh thu chi phí

Trước khi dùng ERP, các số liệu được bộ phận kế toán phải hối các bộ phận chốt công nợ, tổng hợp, nhập liệu, sau đó mới phân bổ doanh thu chi phí để lên các báo cáo P&L. Sau khi dùng ERP các báo cáo này được tổng hợp tức thời khi có dữ liệu nhập lên hệ thống, tất nhiên các cách tính đã được cấu hình sẵn sàng để tổng hợp lên các báo cáo quản trị. Kế toán chỉ cần xem xét tính hợp lý và điều chỉnh các bút toán cho phù hợp, không bị dồn số liệu đến cuối kỳ mới có kết quả kinh doanh nữa.

Tập trung soát xét nhiều hơn nhập liệu

Không bị chồng chéo công việc, thông tin chỉ nhập 1 lần trên ERP và các bộ phận khác có thể theo dõi, không bị sai lệch mỗi bộ phận một bộ số liệu khi không có ERP. Từ đó tập trung giải quyết các công việc đang có vấn đề thay vì mất quá nhiều thời gian vào công tác nhập liệu.

Hệ thống ERP được vận hành theo quy trình

Để đảm bảo thông tin được xuyên suốt và hoàn chỉnh thì việc nhập liệu trên ERP cần được tuân thủ vì hệ thống có tính kế thừa đầu cuối, dữ liệu của bộ phận này sẽ là thông tin đầu vào của bộ phận khác để tiếp tục quy trình kinh doanh. Vì vậy, không cần phải tranh cãi giữa các bộ phận với nhau, tới công việc của ai người đó sẽ thực hiện trên hệ thống.

Lên kế hoạch và phân bổ thời gian triển khai ERP

Sự cần thiết của hệ thống ERP có thể hỗ trợ Ban lãnh đạo điều hành và ra quyết định mọi lúc mọi nơi giúp cho công tác kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Vì vậy mà việc ưu tiên để triển khai hệ thống ERP thành công cần được lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ càng trước khi thực hiện để không bị chậm trễ trong công việc hàng ngày mà việc triển khai hệ thống vẫn đúng tiến độ. Đội ngũ chúng tôi là những chuyên gia đã có hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai ERP của các hãng lớn như Infor, Epicor, Azentio,...tại Việt Nam. Chúng tôi tự tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp bạn xây dựng hệ thống ERP vận hành tốt nhất và mang lại hiệu quả. Hãy để chúng tôi tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp bạn trong ít nhất 10 năm tới, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.