Sự quan trọng sau khi go-live hệ thống ERP
Để vận hành hệ thống ERP hiệu quả sau khi đã triển khai và tránh trường hợp vận hành thất bại, doanh nghiệp cần phải duy trì một chiến lược lâu dài và liên tục theo dõi, đánh giá các hoạt động của hệ thống. Sau khi hoàn thành triển khai ERP, nếu không có sự duy trì, giám sát và tối ưu hóa liên tục, hệ thống có thể không đạt được hiệu quả như mong đợi. Dưới đây là các bước và chiến lược cần thiết để vận hành ERP thành công và tối ưu hóa hệ thống sau khi triển khai:
Đảm bảo sự tham gia liên tục của lãnh đạo và các bộ phận liên quan
Lãnh đạo cam kết và hỗ trợ: Sự cam kết từ cấp lãnh đạo rất quan trọng trong việc duy trì và vận hành ERP sau triển khai. Lãnh đạo doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường hỗ trợ việc sử dụng ERP và khuyến khích các bộ phận liên quan tuân thủ các quy trình và hướng dẫn sử dụng ERP. Bộ phận hỗ trợ nội bộ: Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần có một nhóm hỗ trợ ERP nội bộ (bao gồm các chuyên gia IT và người dùng chủ chốt từ các phòng ban khác nhau) để xử lý vấn đề phát sinh, đào tạo và cải tiến hệ thống.
Đào tạo và cập nhật liên tục cho người sử dụng
Đào tạo thường xuyên: Sau khi triển khai, việc đào tạo nhân viên không nên chỉ dừng lại ở giai đoạn đầu. Doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo bổ sung, cải tiến kỹ năng cho người dùng để đảm bảo họ luôn sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. Đào tạo người dùng mới: Khi có thêm nhân viên mới, họ cần được đào tạo về cách sử dụng ERP ngay từ đầu. Quy trình đào tạo phải liên tục và nhất quán để tất cả người dùng đều thành thạo hệ thống.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất hệ thống ERP
Giám sát liên tục hiệu suất: Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần giám sát liên tục hoạt động của ERP để phát hiện các sự cố, vấn đề về hiệu suất hoặc các chức năng chưa tối ưu. Điều này có thể được thực hiện thông qua các công cụ giám sát hiệu suất hệ thống hoặc bằng cách theo dõi các báo cáo tự động từ ERP. Đánh giá và cải tiến quy trình: Liên tục đánh giá hiệu quả của các quy trình dựa trên dữ liệu thu thập được từ ERP. Việc phân tích các chỉ số hiệu suất (KPI) sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện các điểm yếu và cải tiến quy trình để đạt hiệu quả cao hơn.
Chủ động giải quyết vấn đề phát sinh
Xử lý sự cố nhanh chóng: Không thể tránh khỏi sự cố hoặc lỗi trong quá trình vận hành ERP. Việc phản ứng nhanh chóng với các sự cố và khôi phục hệ thống là cực kỳ quan trọng để duy trì hoạt động liên tục. Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Sau khi giải quyết sự cố, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân gốc rễ để tránh tái diễn tình trạng tương tự trong tương lai. Điều này giúp hệ thống ERP ngày càng ổn định và hiệu quả hơn.
Tối ưu hóa quy trình và tính năng ERP
Tùy chỉnh và mở rộng hệ thống: Sau một thời gian vận hành, doanh nghiệp có thể cần phải tùy chỉnh hoặc mở rộng ERP để đáp ứng nhu cầu thay đổi của công ty hoặc ngành. Hệ thống ERP cần được điều chỉnh phù hợp với các chiến lược mới của doanh nghiệp. Cập nhật phần mềm và tính năng: Các nhà cung cấp phần mềm ERP thường xuyên phát hành bản cập nhật và tính năng mới. Doanh nghiệp cần theo dõi các bản cập nhật này và triển khai nếu chúng giúp cải thiện hiệu quả hệ thống.
Duy trì bảo mật và sao lưu dữ liệu
Bảo mật hệ thống ERP: Việc duy trì bảo mật là vô cùng quan trọng để tránh mất mát dữ liệu hoặc bị tấn công từ bên ngoài. Doanh nghiệp cần đảm bảo các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, và cập nhật phần mềm bảo mật đều đặn. Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Hệ thống ERP chứa dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy cần thực hiện sao lưu định kỳ và kiểm tra khả năng phục hồi dữ liệu để bảo vệ thông tin doanh nghiệp khỏi mất mát.
Liên tục thu thập và phân tích phản hồi từ người dùng
Phản hồi từ người dùng: Người dùng là nguồn thông tin quý giá về việc hệ thống ERP hoạt động tốt hay không. Doanh nghiệp cần thường xuyên thu thập ý kiến, phản hồi và đánh giá từ nhân viên sử dụng hệ thống để cải thiện quy trình. Khảo sát mức độ hài lòng: Doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc khảo sát hoặc nhóm thảo luận để thu thập thông tin về sự hài lòng của người dùng với hệ thống ERP. Từ đó, có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
Tối ưu hóa quy trình dựa trên dữ liệu từ ERP
Phân tích dữ liệu để cải tiến quy trình: Hệ thống ERP cung cấp nhiều dữ liệu và báo cáo chi tiết về mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Việc sử dụng dữ liệu này để phân tích và cải tiến quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực. Áp dụng công nghệ phân tích tiên tiến: Các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến và trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp phân tích dữ liệu ERP một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời.
Giữ liên lạc với nhà cung cấp ERP
Hỗ trợ từ nhà cung cấp ERP: Hãy duy trì liên hệ với nhà cung cấp ERP để nhận sự hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết. Các nhà cung cấp phần mềm ERP thường cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau triển khai, bao gồm nâng cấp hệ thống, bảo trì, và các tính năng mới. Tham gia cộng đồng người dùng ERP: Nhiều nhà cung cấp ERP có cộng đồng người dùng trực tuyến. Doanh nghiệp có thể tham gia vào các cộng đồng này để chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi các phương pháp hay từ các doanh nghiệp khác.
Đảm bảo tính linh hoạt và sự thay đổi khi cần thiết
Thích nghi với thay đổi: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, và hệ thống ERP phải có khả năng linh hoạt để đáp ứng những thay đổi này. Doanh nghiệp cần theo dõi và điều chỉnh hệ thống ERP khi có sự thay đổi về quy trình, chiến lược kinh doanh hoặc công nghệ. Cải tiến quy trình theo chu kỳ: Quá trình vận hành ERP không phải là công việc một lần mà cần cải tiến và tối ưu hóa thường xuyên để duy trì sự hiệu quả.
— TRIỂN VỌNG VÀ TIỀM NĂNG TƯƠNG LAI
Doanh nghiệp bạn đang cần quản lý hệ thống ERP-AI phù hợp chi phí để chuẩn bị cho những thách thức đổi mới sắp tới – hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí, sử dụng miễn phí đến khi doanh nghiệp ghi nhận được tất cả dữ liệu từ hoạt động sản xuất kinh doanh lên hệ thống theo quy trình ERP tối ưu. Với quan điểm mang lại giá trị gia tăng và hợp tác lâu dài, chúng tôi mong muốn quý khách hàng yên tâm nhất đến khi đủ quyết định có nên sử dụng hệ thống và dịch vụ mà chúng tôi cung cấp hay không. Chúng tôi từng là đối tác chiến lược của Infor, Epicor, Azentio thuộc những tập đoàn top 5 thế giới cung cấp giải pháp ERP trên 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi tin tưởng cùng doanh nghiệp bạn xây dựng hệ thống quản lý tốt nhất.
Tìm hiểu thêm về hệ thống INFOR ERP
Thuộc top 5 hãng phần mềm ERP tốt nhất thế giới hiện nay, chúng tôi là những người tiên phong triển khai giải pháp Infor ERP tại Việt Nam với hơn 10 năm kinh nghiệm. Hệ thống Infor ERP đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.
Vietnamese 
English